Налоговые регистры обязательная, основная и неотъемлемая часть налогового учета Компании.
Нормы Налогового кодекса определяют – «Налоговым регистром является документ налогоплательщика (налогового агента), содержащий сведения об объектах налогообложения и (или) объектах, связанных с налогообложением, а также о полученных деньгах и (или) имуществе от иностранных государств, международных и иностранных организаций, иностранцев, лиц без гражданства, а также о расходовании указанных денег и (или) иного имущества в соответствии с пунктом 1 статьи 29 настоящего Кодекса».
Иными словами Налоговые регистры – это формы документов, которые систематизируют доходы, расходы и иные операции Компании для распределения их на соответствующие объекты, связанные с налогообложением, и/или объекты налогообложения, участвующие в исчислении того или иного налога или платежа.
Объектами, связанными с налогообложением являются вид дохода, расхода, операций или имущества налогоплательщика, который участвует как один из показателей в исчислении объекта налогообложения налога или платежа.
Для определения размера объекта, связанного с налогообложением, и/или объекта налогообложения в налоговом регистре на базе данных о доходах, расхода и/или операциях Компания отражается требуемые нормами Налогового кодекса расчеты соответствующих показателей.
Формирование данных налогового учета осуществляется путем отражения информации, использующейся для целей налогообложения, в хронологическом порядке и с обеспечением преемственности данных налогового учета между налоговыми периодами.
Налогоплательщик (налоговый агент) составляет налоговые регистры в виде специальных форм. Формы налоговых регистров и порядок отражения в них данных налогового учета разрабатываются налогоплательщиком (налоговым агентом) самостоятельно с учетом положений настоящей статьи, за исключением форм налоговых регистров, установленных уполномоченным органом, и утверждаются в налоговой учетной политике.
Правильность отражения хозяйственных операций в налоговых регистрах обеспечивают лица, подписавшие их.
Правильность отражения данных в Налоговых регистрах обеспечивают работники Компании, уполномоченные Компанией на их составление и подписание. Налоговые регистры заверяются подписью Главного бухгалтера Компании, либо иного уполномоченного должностного лица. Перечень лиц, уполномоченных подписывать Налоговые регистры, определяется приказом Компании.
Правильность определения подписантов налоговых регистров решает для Компании вопрос распределения ответственности за правильность исчисления показателей для исчисления налогов и платежей между соответствующими лицами Компании
Обычно любая претензия налогового органа признается руководством Компании ошибкой главного бухгалтера. При этом ряд показателей для исчисления налогов не формируются бухгалтерией, так как являются зоной ответственности других лиц и подразделений Компании.
Соответственно, через формирование и подписание Налоговых регистров должна обоснованно распределяться ответственность за формирование показателей для исчисления налогов.
Налоговые регистры должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование регистра;
- идентификационный номер налогоплательщика (налогового агента);
- период, за который составлен регистр;
- фамилия, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) лица, ответственного за составление регистра.
Компания организует налоговый учет и определяет формы обобщения и систематизации информации в виде налоговых регистров таким образом, чтобы обеспечить:
- формирование полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения операций, осуществленных налогоплательщиком (налоговым агентом) в течение налогового периода;
- расшифровку каждой строки форм налоговой отчетности;
- достоверное составление налоговой отчетности;
- предоставление информации налоговым органам для налогового контроля.
Не многие Компании соблюдают одно из основных требований Налогового кодекса к налоговым регистрам — расшифровку каждой строки форм налоговой отчетности.
Данное требование фактически определяет наличие для каждой строки налоговой отчетности или для группы строк самостоятельного налогового регистра.
Дополнительным вопросом является форма Налоговые регистры Компании.
Часть Компаний устанавливают форму налоговых регистров, составляемых Компанией самостоятельно (ранее и далее – Налоговые регистры Компании), по формам налоговых регистров, формы и правила составления которых утверждается уполномоченным органом. Это существенно усложняет порядок формирования информации в налоговых регистрах и ведет к ошибкам.
Для устранения указанных негативных вопросов решением является установление Компанией в НУП форм Налоговых регистров Компании, соответствующих формам регистрам бухгалтерского учета Компании.
Дополнительно, если это требует Налоговый кодекс, в формах Налоговых регистров Компании устанавливаются показателя для расчета показателей налогового учета.
Так, например, при совместной деятельности в форме консорциума, или при наличии раздельного налогового учета, Налоговые регистры должны отражать соответствующее распределение доходов, расходов и иных операций Компании.
Налоговые регистры представляют собой формы, содержащие данные Налогового учета за Налоговый период, систематизированные и сгруппированные в соответствии с требованиями Налогового кодекса, на основе данных бухгалтерского учета Компании. Данные бухгалтерского учета представляют собой данные, отраженные в системе бухгалтерского учета, первичных и иных документах Компании.
Налоговые регистры предназначены для накопления, обобщения и систематизации информации, содержащейся в системе бухгалтерского учета и аналитических данных первичных документов для обеспечения следующих целей Налогового учета:
- формирования полной и достоверной информации для исполнения Налоговых обязательств Компании в течение Налогового периода;
- расшифровки каждой строки форм Налоговой отчетности;
- достоверности составления Налоговой отчетности;
- предоставления информации Налоговым органам для налогового контроля.
Формирование данных Налогового учета осуществляется путем отражения информации, использующейся для целей налогообложения, в хронологическом порядке и с обеспечением преемственности данных Налогового учета между Налоговыми периодами (в том числе по операциям, результаты которых учитываются в нескольких Налоговых периодах или оказывают влияние на размер объекта обложения в последующих Налоговых периодах, или переносятся на ряд лет).
Налоговые регистры Компании, их форма и порядок составления утверждаются Компанией самостоятельно НУП в любое время и для любого Налогового периода и, соответственно, могут быть отменены Компанией в любой момент, за исключением случаев, определенных для запрета внесения изменений и дополнений в НУП.
Отрицательные значения сумм в Налоговых регистрах обозначаются знаком минус «-» в соответствующей строке определенной графы Налогового регистра.
В случае отсутствия данных об объектах налогообложения и объектах, связанных с налогообложением, для отражения в Налоговых регистрах за соответствующий Налоговый период, такие Налоговые регистры не составляются.
Налоговые регистры ведутся в электронном виде с обязательным их оформлением на бумажном носителе по окончании соответствующего Налогового периода для их заверения.
Налоговые регистры, сформированные на бумажном носителе, должны быть подписаны уполномоченными лицами Компании и заверены печатью Компании.
В случае внесения изменений в электронную форму Налогового регистра, Компания производит формирование Налогового регистра с учетом изменений на бумажном носителе, который заверяется подписями уполномоченных лиц Компании и печатью Компании.
В ходе налоговой проверки, по требованию Налоговых органов или их должностных лиц, осуществляющих налоговую проверку в Компании, Компания должна представить должностным лицам Налоговых органов Налоговые регистры по таким периоду и Налогам, которые указаны в предписании на проведение налоговой проверки, на электронных носителях и копии таких Налоговых регистров на бумажных носителях, заверенные подписями руководителя и лиц (лица) Компании, ответственных (ответственного) за составление данных Налоговых регистров, а также печатью Компании. Налоговые регистры Компании представляются Компанией по формам, определенным НУП.
Налоговые органы не могут потребовать от Компании предоставления каких-либо Налоговых регистров Компании, не предусмотренных НУП.
В проекте Нового Налогового кодекса указанные вопросы в отношении налоговых регистров сохраняются.
Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации
Палата НК предлагает комплекс услуг по анализу действующих НУП и/или формирования НУП, отвечающей требованиям Налогового кодекса и соответствующей деятельности Компании, в том числе по вопросам защиты интересов Компании через формы налоговых регистров.
Опыт Палаты НК – написание реальных НУП, в том числе для крупнейших Компаний и проектов Республики Казахстан и нерезидентов
Автор: Андрей Хорунжий